Beddeleem is de grootste Belgische fabrikant en plaatser van verplaatsbare wanden en is eveneens gespecialiseerd in verlaagde plafonds, meubilair en totale afbouw. Het afwerkingsbedrijf behoorde in 2023 tot de Best Managed Companies in België, een jaarlijkse award die door Deloitte wordt toegekend. Om de productie en de projectopvolging te stroomlijnen werkt Beddeleem al jarenlang met Microsoft Dynamics, versterkt met de bouwgerichte extensies van Astena. David Deturck, IT-manager bij Beddeleem, legt uit waarom zijn bedrijf permanent in IT investeert, welke vereisten het aan IT-toepassingen stelt en hoe de implementatie idealiter verloopt.

Permanent in IT investeren is volgens David Deturck een must: “Het takenpakket van onze medewerkers wordt steeds complexer. Enerzijds worden zij geconfronteerd met de groeiende complexiteit van de producten die ons bedrijf ontwikkelt, maakt en installeert. Anderzijds krijgen zij te maken met de complexere eisen die regelgevers en opdrachtgevers aan het bouwbedrijf stellen.

Maar door permanent in IT te investeren slagen wij erin om de toenemende kwantiteit van het werk continu te beheersen zonder een evenredige toename van het aantal daarvoor vereiste medewerkers. Daardoor kunnen wij dus met hetzelfde team meer werk verzetten binnen dezelfde tijd zonder dat de medewerkers dit als extra werk ervaren. Via IT-systemen en -tools geven wij hun zelfs zodanig veel tijdswinst dat ze ruimte krijgen voor andere initiatieven.”

Integratie- en onderhoudsmogelijkheden

Bij de keuze van IT-oplossingen zijn de integratie-, uitbreidings- en onderhoudsmogelijkheden van cruciaal belang. David Deturck: “Het moet mogelijk zijn de verschillende IT-tools te integreren, zowel technologisch als functioneel naar andere pakketten toe. Voor ons was het belangrijk dat al onze afdelingen in één tool voor ERP (Enterprise Resource Planning) konden worden opgenomen met geïntegreerde uitwijkmogelijkheden. Om compatibiliteitsproblemen te voorkomen is het geraadzaam binnen de suite van één vendor te blijven. En deze focus hebben wij gelegd binnen de Microsoft-producten met Astena als jarenlange partner. Eén partner is dan evenveel aanwezig op elk niveau. Op die manier komen we op een efficiënte manier tot de juiste oplossing voor iedere behoefte.

Verder is het belangrijk na te denken over de onderhoudsmogelijkheden van het IT-systeem op lange termijn. Een bedrijf moet er zich voor hoeden om zichzelf voor het blok te zetten met een investering die na zoveel jaar gebruik op een dood spoor eindigt. Ik raad bedrijven aan een roadmap op te stellen waardoor alle technologieën die vandaag gebruikt worden, zodanig evolueren dat zij de medewerkers in de toekomst nog dichter bij elkaar brengen.”

Implementatietips voor bedrijven

Om het digitaliseringsproces in een bedrijf te implementeren raadt David Deturck bedrijven aan te starten met een eenduidige oplijsting van de noden. De oplossing die gekozen en aan de stakeholders aangeboden wordt, moet voldoen aan een aantal minimale vereisten maar moet een nog veel groter groeipotentieel bezitten. Het proces moet voldoende worden gedragen door de mensen van het bedrijf zelf, maar ook steunen op partners die het bedrijf en zijn processen door en door kennen.

In een bedrijf het digitaliseringsproces op gang brengen vereist een bijzondere mindset. David Deturck: “Iedereen moet doordrongen zijn van de mindset dat IT zowel op het vlak van infrastructuur als bij het stroomlijnen van de bedrijfsprocessen op vele vlakken een grote ROI (return on investment) kan betekenen. De medewerkers moeten tegelijk beseffen dat dit digitaliseringsproces een constante investering vereist maar ook dat het gepaard moet gaan met een continue kritische benadering.

Het bedrijf Beddeleem is al in de jaren 80 en 90 met de digitalisering begonnen maar momenteel zet het bedrijf er nog harder op in en is het er zelfs nog actiever mee bezig. Digitaliseren is vooruit blijven kijken en blijven bouwen aan ons ERP. Wij zijn ervan overtuigd dat wij met behulp van IT alles beter kunnen organiseren en sneller oplossingen kunnen bieden aan de nieuwe uitdagingen waarmee wij worden geconfronteerd.”

Nieuw kantoorgebouw van Beddeleem

Maak je nog steeds offertes en facturen in Excel en Word?

Ruil bureauwerk in voor vakmanschap en maak kennis met de meest gebruikte all-in-one administratiesoftware in België! Zo bespaar je heel wat tijd, werk en geld! Visma Bouwsoft werd specifiek voor de bouw- en installatiesector ontwikkeld en voldoet zo aan ALLE administratieve noden.

Gedaan met het dubbel invoeren van gegevens.

Bij Visma Bouwsoft dien je slechts éénmaal de gegevens in te voeren. Daarna keren deze gegevens terug in alle aspecten van het pakket. Alle gemaakte offertes en facturen, verstuurde brieven of e-mails, foto’s, plannen enzovoort worden ten allen tijde automatisch gelinkt op klant- en projectniveau.

Door ons modulair systeem betaal je enkel wat jij nodig hebt.

Je kan op elk moment snel en efficiënt gebruikers en modules toevoegen. Denk maar aan: nacalculatie, tijdregistratie, digitale werkbonnen, afpunten van betalingen, automatische betalingsherinneringen, koppeling boekhoudpakket, stockbeheer, prospectie, planning en nog zo veel meer.

Dankzij de connectie met leveranciers als Verhelst, Facq, Desco, Rexel, Deschacht enzovoort, zijn jouw prijslijsten steeds up-to date en maak je nog sneller offertes aan.

Visma Bouwsoft is te gebruiken op computer, tablet en smartphone.

Zo heb je je administratie steeds bij de hand. Wat met je huidige bestanden? Met de importmodule is het mogelijk om allerlei excel of csv bestanden te importeren in het pakket. Denk maar aan adreslijsten of andere gepersonaliseerde lijsten. Onze lesgevers zorgen voor een begeleiding op maat en helpen je het pakket gebruiksklaar te maken.  Daarnaast is onze helpdesk ook elke werkdag beschikbaar om jullie te ondersteunen. Je staat er dus niet alleen voor!

Klant aan het woord

Demonie Hout: Eveline Demonie: “Met de software doe ik dagelijks de facturen, offertes, nacalculatie … Werken met zo’n software levert pure tijdwinst op. Alles gebeurt volledig automatisch. Als je al denkt dat we met vier mensen een zestiental mensen kunnen coördineren en daarvan het overzicht behouden … Een investering die zich dubbel en dik terugverdiend!”

Heb je interesse?

Vraag een gratis persoonlijke demonstratie aan of schrijf je in voor een gratis webinar via www.bouwsoft.be en ontdek wat Visma Bouwsoft voor jou kan betekenen.

Vraag hier je gratis demo aan.

De dat jaar explosieve groei leidde er vanaf 2014 toe dat ZDP er dringend nood aan had zijn bedrijfsprocessen te structureren met behulp van enterprise resource planning (ERP). Het bouwbedrijf uit Lummen beschikte toen al over een boekhoudprogramma met diverse features, maar ging op zoek naar een volledig dekkende oplossing.

ZDP was zoals veel bouwbedrijven klein gestart. Terwijl het uitgroeide tot een KMO met circa zeventig werknemers was er nooit een echt organogram uitgetekend, waarin ieders rol in elke situatie nauwkeurig was vastgelegd. De hele planning lag in handen van de zaakvoerder of zijn naaste medewerkers, die elke ochtend de taken verdeelden.

Op de valreep

“Met een intussen zo omvangrijke personeelsbezetting was dat niet meer houdbaar,” vertelt Bart Verjans, de huidige directeur administratie en financiën, maar die in de beginfase nog niet voor het bedrijf werkte. “ZDP was toen via informele kanalen in contact gekomen met een externe dienstverlener die een ERP-systeem gebaseerd op Navision (het huidige Microsoft Dynamics 365 Business Central) kon implementeren. Op basis van ‘must have’ en ‘nice to have’ was er zelfs al een offerte opgesteld. Het contract was al bijna getekend toen ik plots een telefoontje kreeg van Astena, een andere aanbieder, maar met meer ervaring in de bouwsector.”

De vertegenwoordiger van Astena had ZDP eigenlijk opgebeld in het kader van een algemene prospectie. “Ik stelde vast dat met wat Astena al eerder op punt had gesteld al zowat 90% van onze vragen was afgedekt. Doordat er al een basispakket voor de bouw was samengesteld kon deze aanbieder ook zijn oplossing op maat van één bedrijf goedkoper in de markt zetten, tegen een derde van de prijs uit de andere offerte die we hadden ontvangen,” aldus Verjans.

Omdat de onderhandelingen met de eerste aanbieder einde maart 2015 al bijna rond waren en ZSP absoluut over ERP wou beschikken tegen 1 januari 2016, kreeg de nieuwe aanbieder de vraag op korte termijn een gedetailleerd voorstel uit te werken, op basis van de 90 bladzijden dikke bundel, na een analyse samengesteld door de eerste kandidaat. ZDP had die analysefase overigens betaald.

Marktverkenning

Intussen ging Verjans de rest van de markt verkennen. “En navraag doen over de efficiëntie van de software en de competentie en betrouwbaarheid van de aanbieders. Dat is wel aangeraden bij investeringen van deze omvang.” Uit de getuigenissen van eerdere klanten leerde ZDP dat er in heel wat gevallen sprake was van een moeilijk traject, waarbij uiteindelijk een andere dienstverlener dan de oorspronkelijke het ERP-project afwerkte. “Zelf kozen we na een korte, maar intensieve marktstudie voor Astena en Microsoft. Daarbij speelde wel mee dat we al een licentie van Microsoft hadden, waaraan we op een voordelige manier bijkomende softwarepakketten konden toevoegen.”

Key users

“Op basis van onze ervaringen raad ik ten stelligste aan om tijdens zulke trajecten een of meer sleutelfiguren aan te stellen, die de implementatie van de software van nabij volgen en er zelf ook vrij intensief gebruik van maken. Dergelijke mensen kunnen tijdens het implementatietraject waar nodig sommige parameters bijsturen en later mee de andere collega’s opleiden in het gebruik van het systeem. Bij ons is dit helaas niet echt gelukt, omdat de meeste ‘key users’ hiervoor gewoon veel te weinig tijd beschikbaar hadden, vooral door de sterk groei van het bedrijf in die periode. Verder is een goede voorbereiding onontbeerlijk. Het is aangeraden hierbij ook mensen op managementniveau actief te betrekken.”

“Vooraf is het ook noodzakelijk om de eigen bedrijfsprocessen grondig te bestuderen, om te weten te komen wet je precies nodig hebt en wat niet. Zorg dat al je basisdata in orde zijn en stel actief vragen over hoe je het wil organiseren. Denk na over je processen. Achteraf aanpassen kan, maar is niet ideaal. Op die manier voorkom je frustraties over het werken met ‘het’ nieuwe programma. Want uiteindelijk ervaren de meeste gebruikers een dergelijk veranderingstraject als immens. ZDP had twee duidelijke doelen voor ogen: digitalisatie zodat er end-to-end gewerkt kon worden en het opkrikken van transparantie en efficiëntie,” geeft Verjans mee.

Extra toepassingen

Uiteindelijk werkte ZDP tegen de vooropgestelde datum gestroomlijnd en zonder veel problemen met het ERP-systeem. “Dat was een geruststelling. We hadden over vergelijkbare projecten bij andere bedrijven gehoord dat die er soms gedurende enkele weken geen bestellingen of facturen konden uitschrijven.” Aan het oorspronkelijke systeem liet ZDP intussen verschillende extra applicaties toevoegen. “Om het werk te vereenvoudigen. Want nadat een ERP-systeem is geïnstalleerd merk je toch dat er af en toe bijsturingen nodig zijn. Die optimalisering is echt maatwerk en betreft vooral het gebruiksgemak.’

De eerste is extra applicatie is de digitale tijdsregistratie voor arbeiders. “Daarbij stapten we af van door werfleiders ingevulde papieren. Arbeiders registreren hun uren nu eenvoudig via de app en geven ook aan wat ze deden. Die extra gegevens bezorgen ons meer inzicht in onze bouwwerven. Een tweede app is die voor de service-bon bij onderhoud of herstellingen. Die maak je via de app op met commentaar, uren, foto’s en materiaal. Klanten kunnen die meteen tekenen. Tegen dat de technieker goed en wel de deur uit is, zit de factuur al in hun inbox. De derde extra toepassing vereenvoudigt de procedure voor offertes in de particuliere markt. Een verkoper komt ter plaatse opmeten en maakt meteen een voorstel dat getekend kan worden. De klant krijgt een link met alle informatie en volgt daar later de status van het project met afbeeldingen op.”

Voordelen

“Zowel op project- als bedrijfsniveau hebben we meer grip op wat er gebeurt. Loopt een werf zoals het hoort? Hoe stroomlijnen we onze organisatie? Daarop vinden we nu een antwoord. Onze absolute marges zijn ook gestegen. De ERP-software zorgt voor meer inzichten over onze verkoop of product-marktcombinaties. We gaan gerichter te werk en weten in welke opdrachten we uitblinken. In plaats van alles zomaar aan te nemen, bekijken we vooraf welke werf winstgevend zal zijn.”

www.zdp.be