Casteleyn is al 35 jaar actief in de bouw. Vroeger legde het bedrijf zich vooral toe op de aanleg van nutsvoorzieningen maar sinds een tiental jaren is het meer en meer actief in de aanleg van wegen en rioleringen en in de uitvoering van omgevingswerken. Sinds de derde generatie met Niek en Thomas Casteleyn het bedrijf is gaan leiden, is een digitaliseringsbeweging op gang gekomen. Het bedrijf deed daarbij een beroep op Geodynamics. Administratief medewerker Dewi De Clercq en HR-manager Saartje Stevens getuigen over het gebruiksgemak en de precisie van de digitale tools en over de geboekte tijdswinst.

Het bedrijf Casteleyn telt ongeveer 100 werknemers (bedienden, wegenbouwarbeiders en chauffeurs tezamen) en beschikt over een omvangrijk machinepark. Om al die bewegingen precies in kaart te kunnen brengen en te kunnen registreren doet het bedrijf al een tiental jaren een beroep op de tools en diensten van Geodynamics. De speerpunten van deze samenwerking hebben betrekking op track and trace, tijdsregistratie en de afhandeling van checkinatwork.

Dewi De Clercq: “Dankzij Geodynamics weten we precies wie waar actief is en hoe lang. Dat is bijvoorbeeld belangrijk voor de berekening van de lonen. Bij een levering op een werf weten wij of op dat moment iemand op de werf die levering in ontvangst kan nemen. Op die manier kunnen we ook de voorschotten aanpassen in functie van de vordering van de werken. Bovendien kan de nacalculatie preciezer verlopen op basis van de effectief gewerkte uren. Maar het belangrijkste is dat we al die gegevens kunnen verwerken zonder veel tijd te verliezen.”

Materieel lokaliseren

Geodynamics stelt het bedrijf ook in staat al het materieel te lokaliseren. Dewi De Clercq: “Als op een werf een stuk ontbreekt, kunnen wij nagaan vanuit welke andere werf zo dicht mogelijk daarbij het ontbrekende stuk kan worden opgehaald. Als ergens een kraan stilstaat, weten wij onmiddellijk waar die kraan staat voor de nodige interventie. Het programma houdt ook bij hoeveel uren onze kranen hebben gewerkt. We krijgen dan ook een melding telkens een onderhoud zich opdringt. Hetzelfde geldt voor onze camionetten en onze vrachtwagens. Dat is belangrijk voor onze mecaniciens.”

Dankzij Geodynamics kan Casteleyn het gebruik van zijn camionetten controleren. Dewi De Clercq: “Wij kunnen zo bijvoorbeeld het gebruik van die camionetten voor privédoeleinden tijdens het weekend tegengaan. Dat staat ons bedrijf niet toe. Wij krijgen ook meldingen wanneer onze chauffeurs te snel rijden. En als dat te vaak gebeurt – bijvoorbeeld als zij te vaak 70 km per uur rijden waar een snelheidsbeperking tot 50 km per uur geldt – maken we hen attent op deze overtredingen.” Publieke opinie en beleid hechten steeds meer belang aan een veilig werfverkeer.

Vlot checkinatwork toepassen

Tenslotte biedt Geodynamics de mogelijkheid om vlot aan de verplichtingen van checkinatwork te voldoen. Het komt er dan op aan op het computerscherm een werfzone aan te duiden. De arbeiders beschikken over kleine badges die ze voor een badgelezer moeten houden: rode voor checkinatwork en zwarte voor de tijdsregistratie. Zonder deze applicatie zou het bedrijf elke aanwezigheid op de werf via de website van de RSZ moeten registreren.

Saartjes Stevens vult aan: “Wij stellen de toestellen van Geodynamics ook ter beschikking van onze onderaannemers die zij dan in hun eigen vrachtwagens en camionetten kunnen installeren. Dan kan ook bij hen de effectieve aanwezigheid op de werven worden opgevolgd. Het systeem van Geodynamics wordt veel gebruikt en is goed bekend in de sector. Nieuwe arbeiders zijn er dan ook vlug weg mee. We moeten niet langer de gewerkte uren manueel ingeven. Die kunnen vlot worden ingelezen in de prestaties.

Minder discussies

Wij zijn enthousiast over Geodynamics. Het gebruik van dit digitaal opvolgsysteem brengt extra kosten met zich mee maar die worden ruimschoots gecompenseerd door de tijdsbesparing die wij kunnen realiseren. Door dit systeem toe te passen krijgen we ook minder discussies. Het staat ons toe een en ander dubbel te checken.”

Dewi De Clercq besluit dat Casteleyn Geodynamics al ettelijke jaren met voldoening heeft kunnen toepassen: “Het digitaal systeem biedt al de oplossingen die het bedrijf nodig heeft. Het systeem dekt volledig de bedrijfsbehoeften. Wij missen niets. Het systeem is ook stabiel: het heeft de laatste jaren weinig veranderingen gekend. Belangrijk is ook dat we het systeem zelf naar onze hand kunnen zetten. We kunnen het dus zelf aanpassen aan de specifieke behoeften van ons bedrijf.”

Maak je nog steeds offertes en facturen in Excel en Word?

Ruil bureauwerk in voor vakmanschap en maak kennis met de meest gebruikte all-in-one administratiesoftware in België! Zo bespaar je heel wat tijd, werk en geld! Visma Bouwsoft werd specifiek voor de bouw- en installatiesector ontwikkeld en voldoet zo aan ALLE administratieve noden.

Gedaan met het dubbel invoeren van gegevens.

Bij Visma Bouwsoft dien je slechts éénmaal de gegevens in te voeren. Daarna keren deze gegevens terug in alle aspecten van het pakket. Alle gemaakte offertes en facturen, verstuurde brieven of e-mails, foto’s, plannen enzovoort worden ten allen tijde automatisch gelinkt op klant- en projectniveau.

Door ons modulair systeem betaal je enkel wat jij nodig hebt.

Je kan op elk moment snel en efficiënt gebruikers en modules toevoegen. Denk maar aan: nacalculatie, tijdregistratie, digitale werkbonnen, afpunten van betalingen, automatische betalingsherinneringen, koppeling boekhoudpakket, stockbeheer, prospectie, planning en nog zo veel meer.

Dankzij de connectie met leveranciers als Verhelst, Facq, Desco, Rexel, Deschacht enzovoort, zijn jouw prijslijsten steeds up-to date en maak je nog sneller offertes aan.

Visma Bouwsoft is te gebruiken op computer, tablet en smartphone.

Zo heb je je administratie steeds bij de hand. Wat met je huidige bestanden? Met de importmodule is het mogelijk om allerlei excel of csv bestanden te importeren in het pakket. Denk maar aan adreslijsten of andere gepersonaliseerde lijsten. Onze lesgevers zorgen voor een begeleiding op maat en helpen je het pakket gebruiksklaar te maken.  Daarnaast is onze helpdesk ook elke werkdag beschikbaar om jullie te ondersteunen. Je staat er dus niet alleen voor!

Klant aan het woord

Demonie Hout: Eveline Demonie: “Met de software doe ik dagelijks de facturen, offertes, nacalculatie … Werken met zo’n software levert pure tijdwinst op. Alles gebeurt volledig automatisch. Als je al denkt dat we met vier mensen een zestiental mensen kunnen coördineren en daarvan het overzicht behouden … Een investering die zich dubbel en dik terugverdiend!”

Heb je interesse?

Vraag een gratis persoonlijke demonstratie aan of schrijf je in voor een gratis webinar via www.bouwsoft.be en ontdek wat Visma Bouwsoft voor jou kan betekenen.

Vraag hier je gratis demo aan.