Aujourd’hui, comme une évidence, Zolderse Dakprojecten (ZDP) à Lummen utilise les ERP, des logiciels qui couvrent toutes les activités commerciales, ou presque. Mais ce fut le fruit d’un processus complexe et parfois mouvementé.
La croissance explosive de cette année exigeait urgemment que ZDP structure ses processus d’entreprise à l’aide d’une suite ERP (ou Entreprise Resource Planning) à partir de 2014. L’entreprise de construction de Lummen disposait déjà d’un programme de comptabilité doté de diverses fonctionnalités, mais recherchait une solution complète.
Comme de nombreuses entreprises de construction, ZDP a commencé petit. Alors qu’elle se développait pour devenir une PME d’environ 70 employés, elle n’avait établi aucun organigramme, où le rôle de chacun dans chaque situation était précisément défini. L’ensemble de la planification était entre les mains du directeur ou de ses collaborateurs les plus proches, qui se répartissaient les tâches chaque matin.
À la dernière minute
« Avec un effectif aussi important, ce n’était plus tenable », explique Bart Verjans, l’actuel directeur administratif et financier, qui ne travaillait pas initialement pour l’entreprise. « À l’époque, ZDP était entré en contact, de façon informelle, avec un prestataire de services externe capable de lancer un système ERP basé sur Navision (l’actuel Microsoft Dynamics 365 Business Central). Sur la base des « must have » et des « nice to have », un devis a même été établi. Le contrat était presque signé quand, soudain, j’ai reçu un appel d’Astena, un autre prestataire, mais avec plus d’expérience dans le secteur de la construction. »
Le représentant d’Astena avait en fait appelé ZDP dans le cadre d’une prospection générale. « J’ai constaté dès lors que les développements d’Astena couvraient déjà 90 % de nos exigences. Étant donné qu’un paquet de base pour la construction avait déjà été constitué, ce fournisseur a également pu commercialiser sa solution sur mesure auprès d’une seule entreprise à un prix plus avantageux, soit un tiers du prix de l’autre offre que nous avions reçue », explique Bart Verjans.
Les négociations avec le premier prestataire étant presque terminées fin mars 2015 et ZSP souhaitant absolument disposer de l’ERP au 1er janvier 2016, nous avons demandé au nouveau prestataire d’établir rapidement une proposition détaillée, sur la base des 90 pages d’analyses élaborées par le premier candidat. Par ailleurs, ZDP avait payé pour cette phase d’analyse.
Études de marché
Entre-temps, Bart Verjans est parti explorer le reste du marché. « Je me suis renseigné sur l’efficacité du logiciel et sur la compétence et la fiabilité des fournisseurs. Cette méthode est nécessaire pour de tels investissements. » Sur la base des témoignages de clients précédents, ZDP a appris que pour de nombreux cas, le parcours fut difficile, et le prestataire de services choisi n’était finalement pas celui d’origine. « Nous avons nous-mêmes choisi Astena et Microsoft après une étude de marché courte mais intensive. Le fait que nous disposions déjà d’une licence Microsoft, à laquelle nous pouvions ajouter des logiciels supplémentaires à peu de frais, a également joué un rôle. »
Key Users
« Sur la base de notre expérience, je recommande vivement de désigner une ou plusieurs personnes clés au cours de ces processus, qui suivent de près la mise en œuvre du logiciel et l’utilisent elles-mêmes de manière assez intensive. Elles peuvent ajuster certains paramètres au cours du processus de mise en œuvre si nécessaire et former ultérieurement d’autres collègues à l’utilisation du système. Malheureusement, cela n’a pas vraiment fonctionné pour nous, car la plupart des utilisateurs clés n’avaient tout simplement pas assez de temps disponible, notamment en raison de la forte croissance de l’entreprise à cette époque. En outre, il est indispensable d’être bien préparé. Il est conseillé d’impliquer activement les directeurs. »
« Au préalable, il est également nécessaire d’étudier minutieusement ses propres processus d’entreprise, afin de savoir exactement ce dont on a besoin et ce dont on n’a pas besoin. Assurez-vous que toutes vos données de base sont en ordre et posez activement des questions sur la manière dont vous souhaitez les organiser. Réfléchissez à vos processus. Il est possible de les ajuster ultérieurement, mais ce n’est pas l’idéal. Ainsi, vous évitez les frustrations liées au fait de travailler avec « le » nouveau programme. Parce qu’en fin de compte, la plupart des utilisateurs trouvent qu’un changement comme celui-ci est immense. ZDP avait deux objectifs clairs : la numérisation pour que le travail puisse être effectué de bout en bout, et l’augmentation de la transparence et de l’efficacité », explique Bart Verjans.
Des applications supplémentaires
En fin de compte, ZDP fonctionnait sans problème et sans grande difficulté avec le système ERP et ce, dans les délais. « Quel soulagement ! Nous avions entendu parler de projets similaires dans d’autres entreprises qui ne pouvaient parfois pas émettre de commandes ou de factures pendant plusieurs semaines. » Entre-temps, ZDP a fait ajouter plusieurs applications supplémentaires au système initial. « Pour simplifier le travail. car, après l’installation d’un système ERP, vous remarquez toujours que des ajustements sont nécessaires de temps en temps. Cette optimisation est véritablement personnalisée et concerne principalement la facilité d’utilisation.
La première application supplémentaire permet l’enregistrement numérique du temps pour les travailleurs. « Ce faisant, nous nous sommes affranchis de la paperasse remplie par les responsables de site. Les ouvriers peuvent désormais enregistrer facilement leurs heures via l’application et indiquer ce qu’ils ont fait. Ces données supplémentaires nous donnent un meilleur aperçu de nos chantiers. Une deuxième application permet d’établir les reçus de service en cas d’entretien ou de réparation. Vous pouvez utiliser l’application pour les créer avec des commentaires, des heures, des photos et du matériel. Les clients peuvent les signer immédiatement. Le temps que le technicien passe la porte, la facture est déjà dans sa boîte de réception. La troisième application supplémentaire simplifie la procédure d’appel d’offres sur le marché privé. Un vendeur prendra des mesures sur place et fera immédiatement une proposition qui pourra être signée. Le client reçoit un lien avec toutes les informations et suit ensuite l’état d’avancement du projet avec des photos. »
Les avantages
« Tant au niveau des projets que des entreprises, nous maîtrisons mieux ce qu’il se passe. Est-ce qu’un chantier fonctionne comme il le devrait ? Comment rationaliser notre organisation ? Désormais, nous avons une réponse à cette question. Nos marges absolues ont également augmenté. Le logiciel ERP fournit davantage d’informations sur nos ventes ou sur les combinaisons produit-marché. Nous sommes plus concentrés et savons dans quelles missions nous excellons. Au lieu de tout accepter, nous regardons à l’avance quel chantier sera rentable ».
