Vandaag is het gebruik van ERP, software die alle of toch bijna alle bedrijfsactiviteiten afdekt, vanzelfsprekend bij Zolderse Dakprojecten (ZDP) uit Lummen. Maar daaraan ging een complex en bijwijlen hectisch traject vooraf.
De dat jaar explosieve groei leidde er vanaf 2014 toe dat ZDP er dringend nood aan had zijn bedrijfsprocessen te structureren met behulp van enterprise resource planning (ERP). Het bouwbedrijf uit Lummen beschikte toen al over een boekhoudprogramma met diverse features, maar ging op zoek naar een volledig dekkende oplossing.
ZDP was zoals veel bouwbedrijven klein gestart. Terwijl het uitgroeide tot een KMO met circa zeventig werknemers was er nooit een echt organogram uitgetekend, waarin ieders rol in elke situatie nauwkeurig was vastgelegd. De hele planning lag in handen van de zaakvoerder of zijn naaste medewerkers, die elke ochtend de taken verdeelden.
Op de valreep
“Met een intussen zo omvangrijke personeelsbezetting was dat niet meer houdbaar,” vertelt Bart Verjans, de huidige directeur administratie en financiën, maar die in de beginfase nog niet voor het bedrijf werkte. “ZDP was toen via informele kanalen in contact gekomen met een externe dienstverlener die een ERP-systeem gebaseerd op Navision (het huidige Microsoft Dynamics 365 Business Central) kon implementeren. Op basis van ‘must have’ en ‘nice to have’ was er zelfs al een offerte opgesteld. Het contract was al bijna getekend toen ik plots een telefoontje kreeg van Astena, een andere aanbieder, maar met meer ervaring in de bouwsector.”
De vertegenwoordiger van Astena had ZDP eigenlijk opgebeld in het kader van een algemene prospectie. “Ik stelde vast dat met wat Astena al eerder op punt had gesteld al zowat 90% van onze vragen was afgedekt. Doordat er al een basispakket voor de bouw was samengesteld kon deze aanbieder ook zijn oplossing op maat van één bedrijf goedkoper in de markt zetten, tegen een derde van de prijs uit de andere offerte die we hadden ontvangen,” aldus Verjans.
Omdat de onderhandelingen met de eerste aanbieder einde maart 2015 al bijna rond waren en ZSP absoluut over ERP wou beschikken tegen 1 januari 2016, kreeg de nieuwe aanbieder de vraag op korte termijn een gedetailleerd voorstel uit te werken, op basis van de 90 bladzijden dikke bundel, na een analyse samengesteld door de eerste kandidaat. ZDP had die analysefase overigens betaald.
Marktverkenning
Intussen ging Verjans de rest van de markt verkennen. “En navraag doen over de efficiëntie van de software en de competentie en betrouwbaarheid van de aanbieders. Dat is wel aangeraden bij investeringen van deze omvang.” Uit de getuigenissen van eerdere klanten leerde ZDP dat er in heel wat gevallen sprake was van een moeilijk traject, waarbij uiteindelijk een andere dienstverlener dan de oorspronkelijke het ERP-project afwerkte. “Zelf kozen we na een korte, maar intensieve marktstudie voor Astena en Microsoft. Daarbij speelde wel mee dat we al een licentie van Microsoft hadden, waaraan we op een voordelige manier bijkomende softwarepakketten konden toevoegen.”
Key users
“Op basis van onze ervaringen raad ik ten stelligste aan om tijdens zulke trajecten een of meer sleutelfiguren aan te stellen, die de implementatie van de software van nabij volgen en er zelf ook vrij intensief gebruik van maken. Dergelijke mensen kunnen tijdens het implementatietraject waar nodig sommige parameters bijsturen en later mee de andere collega’s opleiden in het gebruik van het systeem. Bij ons is dit helaas niet echt gelukt, omdat de meeste ‘key users’ hiervoor gewoon veel te weinig tijd beschikbaar hadden, vooral door de sterk groei van het bedrijf in die periode. Verder is een goede voorbereiding onontbeerlijk. Het is aangeraden hierbij ook mensen op managementniveau actief te betrekken.”
“Vooraf is het ook noodzakelijk om de eigen bedrijfsprocessen grondig te bestuderen, om te weten te komen wet je precies nodig hebt en wat niet. Zorg dat al je basisdata in orde zijn en stel actief vragen over hoe je het wil organiseren. Denk na over je processen. Achteraf aanpassen kan, maar is niet ideaal. Op die manier voorkom je frustraties over het werken met ‘het’ nieuwe programma. Want uiteindelijk ervaren de meeste gebruikers een dergelijk veranderingstraject als immens. ZDP had twee duidelijke doelen voor ogen: digitalisatie zodat er end-to-end gewerkt kon worden en het opkrikken van transparantie en efficiëntie,” geeft Verjans mee.
Extra toepassingen
Uiteindelijk werkte ZDP tegen de vooropgestelde datum gestroomlijnd en zonder veel problemen met het ERP-systeem. “Dat was een geruststelling. We hadden over vergelijkbare projecten bij andere bedrijven gehoord dat die er soms gedurende enkele weken geen bestellingen of facturen konden uitschrijven.” Aan het oorspronkelijke systeem liet ZDP intussen verschillende extra applicaties toevoegen. “Om het werk te vereenvoudigen. Want nadat een ERP-systeem is geïnstalleerd merk je toch dat er af en toe bijsturingen nodig zijn. Die optimalisering is echt maatwerk en betreft vooral het gebruiksgemak.’
De eerste is extra applicatie is de digitale tijdsregistratie voor arbeiders. “Daarbij stapten we af van door werfleiders ingevulde papieren. Arbeiders registreren hun uren nu eenvoudig via de app en geven ook aan wat ze deden. Die extra gegevens bezorgen ons meer inzicht in onze bouwwerven. Een tweede app is die voor de service-bon bij onderhoud of herstellingen. Die maak je via de app op met commentaar, uren, foto’s en materiaal. Klanten kunnen die meteen tekenen. Tegen dat de technieker goed en wel de deur uit is, zit de factuur al in hun inbox. De derde extra toepassing vereenvoudigt de procedure voor offertes in de particuliere markt. Een verkoper komt ter plaatse opmeten en maakt meteen een voorstel dat getekend kan worden. De klant krijgt een link met alle informatie en volgt daar later de status van het project met afbeeldingen op.”
Voordelen
“Zowel op project- als bedrijfsniveau hebben we meer grip op wat er gebeurt. Loopt een werf zoals het hoort? Hoe stroomlijnen we onze organisatie? Daarop vinden we nu een antwoord. Onze absolute marges zijn ook gestegen. De ERP-software zorgt voor meer inzichten over onze verkoop of product-marktcombinaties. We gaan gerichter te werk en weten in welke opdrachten we uitblinken. In plaats van alles zomaar aan te nemen, bekijken we vooraf welke werf winstgevend zal zijn.”
